Política de privacidad
VARELA FIHOLL & CIA SAS, compañía encargada de ejecución de actividades de planeación, diseño, consultoría, interventoría, construcción y operación de todo tipo o clase de obras de ingeniería civil, ya sean públicas o privadas en desarrollo de su actividad comercial, recoge, almacena y utiliza información personal de sus clientes, empleados, proveedores, y personas naturales que podrían llegar a tener una relación contractual o legal con la sociedad.
VARELA FIHOLL & CIA SAS es consciente de las implicaciones del Tratamiento de Datos Personales, por ello efectúa dicha actividad conforme los principios y directrices contenidas en el Estatuto para la de Protección de Datos Personales- Ley 1581 de 2012, los Decretos que lo reglamentan y la Guía para la implementación del principio de responsabilidad demostrada de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Con miras a proteger y asegurar a los titulares de datos personales un debido tratamiento de su información, VARELA FIHOLL & CIA SAS expide la presente Política de Tratamiento de Datos Personales en cumplimiento de la normativa pertinente y los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad de que trata la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
I. OBJETO
La política de Tratamiento de Datos Personales de VARELA FIHOLL & CIA SAS busca garantizar el derecho al Hábeas Data de las personas naturales que entregaron sus datos personales a la sociedad para el debido tratamiento (uso, recolección, supresión, almacenamiento y circulación) conforme a la finalidad informada en la autorización dada.
II. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
VARELA FIHOLL & CIA SAS, como responsable del tratamiento de datos personales, es una sociedad constituida mediante escritura pública No. 245 de la notaria número 13 de circulo de Bogotá D.C., del 04 de febrero de 1991, inscrita el 26 de junio de 1991 bajo el número 330.610 del libro IX, sociedad identificada con NIT. 800.133.562-0 y Matrícula Mercantil 00.459.132 del 26 de junio del año 2001.
VARELA FIHOLL & CIA SAS, ha designado dentro de su estructura un Oficial de Protección de Datos Personales según disposición de la Guía para la Implementación del principio de Responsabilidad Demostrada de la Superintendencia de Industria y Comercio.
El Oficial de Protección de Datos Personales, asume la función de proteger los datos personales dentro de la compañía, en cumplimiento de la normativa que rige la materia, así como de las políticas establecidas para tal fin dentro de VARELA FIHOLL& CIASAS.
III. ALCANCE DE LA POLÍTICADE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN
De acuerdo a la Ley 1581 de 2012 se entiende por titulares de datos personales, la “Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento”, por lo anterior la política de VARELA FIHOLL & CIA SAS, se centra a datos personales provenientes de personas naturales.
La cobertura de éstas políticas cobija a todos los empleados, clientes, proveedores de VARELA FIHOLL & CIA SAS., así como a los potenciales clientes con quienes la sociedad mantiene comunicación.
IV. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
En todo caso el tratamiento de datos sensibles (aquellos datos personales que revelen origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas o morales, afiliación sindical, información referente a la salud o la vida sexual o cualquier otro dato que pueda producir por su naturaleza o su contexto,algún trato discriminatorio al titular de los datos) está prohibido por LA COMPAÑÍA y por tanto EL ENCARGADO del tratamiento no podrá bajo ningún motivo tratar datos personales sensibles.
En los casos en que extraordinariamente LA COMPAÑÍA maneje o trate datos Sensibles, se hará de conformidad a ley, es decir siempre pidiendo la autorización Acorde a lo expresado en las políticas de Privacidad, si hay manejo de información sensible y sugiero se debe hacer aclaración de la finalidad de la información sensibles.
En los casos en que extraordinariamente LA COMPAÑÍA maneje o trate datos Sensibles, se hará de conformidad a ley, es decir siempre pidiendo la autorización correspondiente, para los fines previamente establecidos de forma clara, expresa y exigible.
Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares
V. DATOS PERSONALES SUSCEPTIBLES DE TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS.
VARELA FIHOLL & CIA SAS trata los datos personales señalados a continuación según la base de datos y según las finalidades señaladas en el siguiente cuadro:
VI. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
VARELA FIHOLL & CIA SAS, le informa a los titulares del tratamiento de datos personales que los derechos que pueden ejercer de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, son los siguientes:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
VII. MEDIDAS DE SEGURIDAD
La custodia de los datos referentes a los contenidos en las diferentes bases de datos se consolidan de la siguiente manera:
Bases de datos digitales
– El acceso a estás bases de Datos se limita a un acceso a una plataforma a la cual se requiere no solo un usuario y contraseña único y personal previamente generado, sino permisos específicos de parte de administradores del sistema para poder tener un acercamiento a dicha información. Así mismo se maneja auditoría de parte del sistema de control para revisión de acceso a esta.
Bases de datos físicas
– El acceso a estás bases de Datos se limita a un acceso (previamente autorizado) a un lugar de archivo protegido por medio de mecanismo de llave o combinación de conocimiento por personal únicamente de Recursos Humanos o de miembros del equipo de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional en los proyectos en campo.
VIII. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
En VARELA FIHOLL & CIA SAS, el área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos será el Oficial de Protección de Datos por intermedio de los siguientes canales de atención al titular del dato personal:
ATENCIÓN TELEFÓNICA Y PRESENCIAL:
La atención telefónica al titular del dato para consultas o reclamos será al número +57 (1) 6112840 (Bogotá) en el horario de 9 am a 5 pm (Horario continuo). La llamada será atendida por el área encargada, quien remitirá la misma al Oficial de Protección de Datos Personales designado dentro de la compañía. En caso de solicitar previamente por medio telefónico o por correo electrónico una cita presencial con el Oficial de Protección de Datos o quién tenga la potestad, esta será atendida en la Carrera 13 # 90-36, Of. 402 en la ciudad de Bogotá en el mismo horario descrito previamente.
ATENCIÓN VÍA PÁGINA WEB O CORREO ELECTRÓNICO
La atención por página web será atendida mediante la siguiente dirección: sistemas@varelafiholl.com según los parámetros establecidos en el capítulo siguiente.
IX. PROCEDIMIENTO DE CONSULTA
Los titulares de datos personales o sus causahabientes, podrán solicitar la consulta de sus datos personales a los canales descritos en el capítulo anterior.
Las consultas por correo electrónico, deberán contener como mínimo: i) la identificación completa del titular, ii) los datos personales que quieren ser consultados, ii) dirección, iii) correo electrónico, y; iv) en caso de ser causahabientes anexar el respectivo documento que lo demuestre. La consulta será atendida por VARELA FIHOLL & CIA SAS, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del correo electrónico o del documento físico. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término VARELA FIHOLL & CIA SAS, Informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalará la fecha en que se atenderá su solicitud en un tiempo máximo de 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando la consulta no sea clara, no se entienda, o no cumpla los requisitos necesarios para desarrollar una respuesta por parte de VARELA FIHOLL & CIA SAS, ésta le informará al titular o al causahabiente para que nuevamente presente la consulta a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al requerimiento por parte del consultante.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, VARELA FIHOLL & CIA SAS entenderá, que el titular o causahabiente ha desistido de la consulta.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Así entonces el término máximo para atender la consulta será de 15 días hábiles, siempre y cuando dentro de los 10 días hábiles siguientes a la recepción de la consulta por cualquier medio dispuesto para ello se le informe al titular el motivo de la demora, de lo contrario el término máximo será de 10 días hábiles.
X. PROCEDIMIENTO DE RECLAMO
Cuando el titular o causahabiente considere que la información contenida en nuestra base de datos deba ser objeto de corrección, actualización, supresión o revocación de autorización, podrá presentar reclamo a los canales de atención dispuesto para tal fin en el capítulo anterior.
Este reclamo deberá contener como mínimo: i) la identificación completa del titular, ii) descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, iii) dirección del domicilio, iv) correo electrónico, y; v) acompañamiento de los documentos que el titular o causahabiente quiere hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto VARELA FIHOLL & CIA SAS, requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, VARELA FIHOLL & CIA SAS, entenderá, que el titular o causahabiente han desistido del reclamo.
VARELA FIHOLL & CIA SAS, dará respuesta al reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo y se incluirá la correspondiente leyenda en la Base de Datos “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo sin que sobrepase ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
EL TITULAR O CAUSABIENTE SOLO PODRÁ ELEVAR QUEJA ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO UNA VEZ HAYA AGOTADO LOS RECURSOS DE CONSULTA O RECLAMO ANTE EL RESPONSABLE O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
SE LE INFORMA A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES QUE LA SUPRESIÓN O REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS NO PROCEDERÁN CUANDO EL TITULAR TENGA UN DEBER LEGAL O CONTRACTUAL DE PERMANECER EN LA BASE DE DATOS DE VARELA FIHOLL&CIASAS.
XI. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
De acuerdo al Decreto 1377 de 2013, VARELA FIHOLL & CIA SAS, sólo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales de una persona, durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, VARELA FIHOLL & CIA SAS, deberá proceder a la supresión de los datos personales en su posesión.
Como excepción a lo anterior VARELA FIHOLL & CIA SAS, podrá conservar los datos personales cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
XII. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN.
Esta política de tratamiento desarrollada por la sociedad VARELA FIHOLL & CIA SAS Inicia su vigencia desde el junio de 2017
